Como manter o arquivo da sua empresa organizado em 5 passos

O novo ano chegou e com ele a organização do arquivo nas empresas. Os documentos do ano anterior dão lugar a novas pastas de arquivo para um ano repleto de desafios. Mas como organizar aquivos de uma empresa da melhor forma possível? Esta é das questões mais desafiantes para administradores e gestores de um negócio. Aprender a organizar o arquivo é fundamental e por isso a AMBAR vai ajudá-lo com dicas preciosas e sugestões de produtos para o seu escritório.

Passo 1: Efetuar uma triagem inicial    

Quando os arquivos estão desorganizados o acesso às informações é muito mais difícil e lento, o que poderá atrapalhar as tarefas diárias na sua empresa. Por isso, o momento mais crítico de toda a organização do arquivo é efetuar uma triagem inicial. A quantidade de documentos é enorme e aqui será importante analisá-los e separá-los por assunto específico. Assim, na sequência desta triagem aconselhamos a separar por categorias, como por exemplo: clientes, datas, temas ou tipo de serviço. Este processo irá fazer com que separe toda a documentação por assunto para depois avançar para o seu armazenamento.

Passo 2: Escolher um método de armazenamento

A escolha de um método de armazenamento é essencial para a organização de qualquer empresa. No entanto, ainda são muitos os negócios que guardam documentos em gavetas e armários sem qualquer tipo de identificação. O ideal é criar um método de armazenamento que seja de fácil identificação, por isso sugerimos:

• Alfabético: mais simples, rápido e de fácil compreensão;
• Geográfico: presente em departamentos específicos;
• Numérico: com base em documentos prioritários ou elementos numéricos.
  
  

Passo 3: Encontrar um espaço e produtos adequados para guardar documentos

A escolha do local onde são guardados os documentos é essencial para assegurar a sua qualidade e validade. Assim, ao guardar toda a documentação em pastas de arquivo irá proteger de agentes externos como humidade, poeira ou insetos. Através das cores e formatos as pastas de arquivo permitem uma organização mais fácil e intuitiva em qualquer escritório.

Passo 4: Eliminar o que não for necessário

A cada 12 meses é essencial analisar todos os documentos da sua empresa e eliminar aqueles que já não são necessários. Assim, aconselhamos que toda a papelada importante seja reorganizada em pastas de arquivo e a restante eliminada. O seu escritório ficará muito mais organizado e não será ocupado espaço desnecessário.

Passo 5: Organizar as pastas de arquivo de acordo com a frequência de uso

As pastas de arquivo são a solução perfeita para organizar toda a informação que precisa. As pastas de arquivo de lombada larga são aquelas que permitem arquivar uma maior quantidade de documentos e organizar por cores de acordo com a categoria que pretende. Para um maior fluxo de trabalho, o ideal será identificar as pastas que utiliza com mais frequência e categorizá-las por cor e modelo. Esta estratégia será muito útil para identificar rapidamente documentos importantes que necessita.

Com estas dicas a organização da sua empresa começará a ser um sucesso! Quanto mais organizado estiver, mais produtiva será a sua rotina e menos esforço terá de fazer para encontrar aquilo que procura.

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